Zo maak je de out-of-office-mail beter én leuker

Een out-of-office-reply zorgt soms voor frustratie bij klanten en relaties. Een mailer heeft immers een belangrijke vraag of opmerking en krijgt dan niet meteen een antwoord. Door een beetje extra aandacht aan je out-of-office-mail te besteden, kan je mensen toch zo goed mogelijk van dienst zijn. En zelfs een lach op hun gezicht toveren. 

Ten eerste is het belangrijk dat jouw out-of-office-mail altijd praktische informatie bevat. Je wil niet dat de verzender van een mailtje in verwarring achterblijft over de stand van zaken. 

Daarom is het belangrijk om altijd duidelijk te zijn in je out-of-office-mail. Het is bijvoorbeeld handig om de datum te vermelden waarop je weer aan het werk bent. Daarnaast is het goed om duidelijk te zijn over wat er met de mail gebeurt in de tussentijd. Lees jij zelf nog af en toe je mail om dringende zaken op te lossen? Of is er een collega waar klanten en relaties terecht kunnen? Stem dit goed met elkaar af, zodat klanten niet van het kastje naar de muur worden gestuurd. 

Alle praktische informatie op een rij gezet? Dan is het nu tijd om je afwezigheidsmail wat “schwung” te geven. Ondanks het feit dat je afwezig bent, kun je een out-of-office-mail toch zien als een contactmoment met je klanten/relaties. Het is dus goed om hier wat extra tijd en aandacht aan te geven. Deze tips helpen je hierbij:  

Door bijvoorbeeld een zinnetje toe te voegen over je vakantieplannen, maak je het bericht persoonlijk, luchtig en leuk om te lezen. 

Met een leuke, inspirerende quote kun je bij de mailer een glimlach op het gezicht toveren. Denk bijvoorbeeld aan een quote over het belang van vakantie of een kort gedichtje over de zomer. 

Het is misschien lastig in een korte mail, maar probeer een beetje humor in je out-of-office-bericht te verwerken. Natuurlijk zonder dat het overdreven wordt. Jij kunt zelf het beste bepalen wat hierin goed bij jou en je klanten/relaties past.  

Heb je een leuke tekst bedacht voor je afwezigheidsmail? Kijk dan ook nog even naar de onderwerpregel. Daar kun je vast ook iets origineels voor bedenken.